Mängelbearbeitung in der Metallverarbeitung mittels App

PROFLEX® ERP Erweiterung zur Fehlerkostenreduzierung

Es ist ein offenes Geheimnis, dass Mängel auf Baustellen ein immer größer werdendes Problem darstellen. Die mängelbedingten Kosten steigen stetig. Eine Studie im Auftrag des Bauherren-Schutzbund e.V. (BSB) aus dem Jahre 2018 bestätigt dies: Allein beim Neubau von Wohngebäuden haben die Mängel von 2008 bis 2018 um rund 89% zugelegt. Die Kosten sind von 49.000 Euro auf knapp 84.000 Euro gestiegen. Um Zeit und Kosten einzusparen, hat PROFLEX® nun eine App entwickelt, mit der die Mängelbearbeitung schnell, sicher und reibungslos gelingt: Mängel werden vor Ort einfach und lückenlos digital bearbeitet und via ERP-System dokumentiert.

Zeitaufwand zur Mängelerfassung steigt stetig

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung in Unternehmen werden zunehmend auch Systeme relevant, die außerhalb des Betriebs eingesetzt werden können. Großes Potenzial bieten hier beispielsweise Apps zur Erfassung von Baumängeln direkt vor Ort. Ursächlich ist der steigende organisatorische und zeitliche Aufwand bei der Mängelerfassung: Die Mängeldokumentation muss immer umfangreicher und präziser erfolgen. Ein System, das die Erfassung aller nötigen Nachweise in diesem Kontext deutlich vereinfacht, stellt für alle Verantwortlichen somit eine wertvolle Zeitersparnis dar.

Finanzielle Risiken senken

Die Gefahr von Liquiditätsengpässen für am Bau tätige Firmen wird durch eine Mängel-App signifikant verringert: Werden Mängel rechtzeitig entdeckt, können unnötige Verzögerungen am Bau verhindert werden. Gleichzeitig werden dadurch die Kosten möglichst klein gehalten. Berücksichtigt man weiterhin, dass für die finale Bauabnahme eine detaillierte Dokumentation der einzelnen Bauabschnitte erforderlich ist und die bauliche Qualität schlüssig nachvollziehbar sein muss, wird die Relevanz einer sauberen Erfassung aller am Bauwerk bestandenen und korrigierten Mängeln noch deutlicher.

Signifikante Reduzierung von Fehlerquoten

Um die Mängelbearbeitung so effizient und einfach wie möglich zu gestalten, hat PROFLEX® nun eine moderne, branchenspezifische Lösung entwickelt. Mit der Erweiterung zur Mängelbearbeitung können innerhalb der PROFLEX® ERP-Software fortan auch bereits erfasste Mängel direkt vor Ort mittels APP angezeigt und bearbeitet werden. Die APP führt letztlich zu einer deutlichen Reduzierung von Baufehlern im Allgemeinen.

App-Leistungsmerkmale:

Erfassung der Mängel in PROFLEX® und Bereitstellung über die APP

  • zentrale Erfassung aller Mängel mit allen relevanten Informationen
  • Zuordnung von Dokumenten und Schadensbildern über die Dokumentenablage
  • Erfassung von APP-relevanten Informationen, wie:
    • Ausführungsdatum und Uhrzeit
    • Ansprechpartner vor Ort mit Telefonnummer
    • Kontaktinformationen für Freimeldung
    • Bauörtlichkeiten wie: Gebäude, Wohnung, Etage, Zimmer
  • Katalogisierung des Mangels für statistische Auswertungen
    • Kategorie und Unterkategorie
    • Ursache
    • Setzen Status und Freigabe für die APP Bearbeitung

Übersicht und Filtermöglichkeiten in der APP

  • Abruf und Bereitstellung aller freigegebener/mitarbeiterbezogener Mängel
  • farbliche Darstellung des Mangel-Status
    • Rot: Neue Eingabe
    • Gelb: In Bearbeitung
    • Grün: Erledigt, zur Freimeldung
  • Selektion der Mängel nach unterschiedlichen Kriterien, wie:
    • Auftrag
    • Bauörtlichkeit
    • Status
  • Bearbeitung von bereits abgerufenen Mängeln auch offline möglich
  • Darstellung aller relevanten Informationen inkl.:
    • Beschreibung
    • Dokumente (in der Regel Bilder)

 Bearbeitung und Dokumentation in der APP

  • Telefonie-Funktion bei Hinterlegung der Telefonnummer
  • Bearbeitung der einzelnen Mängel mit Texteingabe:
    • Behebung (was wurde erledigt)
    • interne Notizen
    • benötigtes Material
  • Erstellung von Fotodokumentationen für die Mängelbeseitigung (bis zu drei Bilder je Mangel)
  • Speicherung der Daten je nach Anbindung online und offline möglich
  • Übertragung der Informationen/Bilder an PROLFEX® auch während der Bearbeitung möglich
  • Setzen eines Bearbeitungsstatus für die Verfolgung

Erledigen und Freimelden in der APP

  • Auswahl der frei zu meldenden Mängel aus einer Liste
  • Unterschrifterfassung für den Nachweis der Mängelbeseitigung
  • Erfassung des Unterschriftkürzels und des Datums
  • Möglichkeit die Freimeldung als PDF an einen/mehrere hinterlegte Empfänger je Mangel zu senden

Übersicht der Mängel und Freimeldungen in PROLFEX®

  • Übersicht aller Mängel mit umfangreichen Filterungsmöglichkeiten
  • Freimeldung von behobenen/abgelehnten Mängel nach definierbarem Status

(Freimeldung kann über APP oder über PROLFEX® erfolgen)

  • Bereitstellung des Freistellungsreports für den Druck oder den Mail-Versand
  • Ablage der Freimeldung als PDF in der Dokumentenablage

Technische Umsetzung

  • native APP lauffähig unter iOS und Android (derzeit nur für Android freigegeben)
  • benötigte Hardware: beliebiges Tablet (z. B. Samsung Galaxy Tab Active 2 oder höher)
  • Bearbeitung der APP online und offline möglich
  • Datentransfer über APP Communicator direkt an Kunden-Server – nur öffentliche IP-Adresse notwendig. KEINE Hosting-Kosten für externe Server
  • automatisches Update der APP bei neuen Versionen
  • zentrale Verwaltung der APP-User und Parameter direkt in PROLFEX®

Verteilung als sog. „named user“ – die Lizenzierung der APP erfolgt je User/Nutzer/Mitarbeiter