SOFTWAREEINFÜHRUNG LEICHT GEMACHT
MIT PROFLEX :smart!

04.11.2019

Die Firma Mundal Fenster- u. Fassaden-Technik GmbH hat seit 1997 Erfahrungen in der Nutzung von ERP-Systemen. Die bestehende Software wurde in den Bereichen Auftragsabwicklung, Betriebsdatenerfassung und Materialwirtschaft eingesetzt und an mehr als 25 Arbeitsplätzen wurden die entsprechenden Funktionsbereiche tagtäglich intensiv genutzt.Durch diese langjährigen Erfahrungen mit einer integrierten Unternehmenslösung und der Notwendigkeit sich hinsichtlich einer ERP-Lösung für die Zukunft neu auszurichten, erfolgte die Kontaktaufnahmen mit dem Hause PROFLEX Vertrieb GmbH.

Nach umfangreichen Präsentationen, wurde dann im November 2014 der Wechsel auf die neue ERP-Lösung PROFLEX realisiert. Nach Aussage des Gesellschafter-Geschäftsführers Bernd Schilling ist man mit der Entscheidung und dem aktuellen Einsatz sehr zufrieden.

„Ein ERP-System ist das Informations-Herzstück eines Unternehmens und kann nicht so leicht ausgewechselt werden wie eine Standard-Office-Anwendung“, beschreibt Bernd Schilling die anfänglichen Bedenken. „Doch wir haben uns für den Wechsel entschieden, um weiter voranzukommen. Eine Software muss sich weiterentwickeln können, sonst bringt sie nichts“.

Bernd Schilling überzeugten die Vorteile von PROFLEX: zusätzliche, neue Funktionen, die das tägliche Arbeiten mit dem System erleichtern; eine elegante Oberfläche sorgt für eine bessere Übersicht und macht einfach mehr Spaß; entscheidend aber war die stetige Weiterentwicklung der Software, insbesondere im Hinblick auf die Anforderungen zur Dokumentation und Teileverfolgung ist für die nahe Zukunft noch einiges in Aussicht.

Darüber hinaus ermöglichte die nahtlose Datenübernahme einen schnellen und wirt-schaftlichen Umstieg in die neue Softwaregeneration. Gesammelte Bestands- und Bewegungsdaten stehen in der neuen Software PROFLEX schnell und transparent zur Verfügung.

Die Firma Mundal hat über 100 Mitarbeiter und ist Spezialist in der Objektfassade aus Aluminium und Glas. Für Weiter-Verarbeiter fertigt Mundal zudem im Lohnauftrag, beispielsweise Profilbearbeitung, Komponentenfertigung oder Elementfertigung. Zudem hat Mundal eine starke Blechbearbeitung, in der individuelle Kantteile aller Art bis hin zur kompletten Alu-Vorhangfassade erstellt werden.Durch dieses breite Angebot sind die Abläufe, die das neue ERP-System bewältigen muss, sehr umfangreich. „Ein Fertigungsauftrag kann schon mal mehrere Tausend Einzelpositionen enthalten. Da muss das ERP-System effizient zu bedienen sein“.

Der Umstieg von der bisherigen ERP-Software verlief reibungslos, die Daten konnten ohne Schwierigkeiten komplett übernommen werden. Die Schulung für die etwa 45 Anwender in den verschiedenen Abteilungen erfolgte themenorientiert in einzelnen Blöcken innerhalb von drei Tagen.

Nach der Datenübernahme an einem Freitagnachmittag wurde ab dem folgenden Montag um 7:00 Uhr mit dem neuen System PROFLEX „live“ gearbeitet. Zur Beantwortung der aufkommenden Fragen im Echtbetrieb, war in den ersten Tagen noch eine Mitarbeiterin der PROFLEX Vertrieb GmbH im Hause, danach wurden alle weiteren Fragen über die Hotline innerhalb kürzester Zeit beantwortet.

„Im Nachhinein war es die richtige Entscheidung zu wechseln“, berichtet Bernd Schilling. “Als ich die Mitarbeiter neulich gefragt hatte, ob sie das bisherige ERP-System vermissen, kam ein eindeutiges „nein“ zurück.

20.06.2019

Die Altenfelder Metallbau GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Sonneberg/Thüringen. Das 1969 gegründete Familienunternehmen hat sich von einem regionalen tätigen Schlossereibetrieb zu einem deutschlandweit tätigen Anbieter für innovative Balkon- und Fassadengestaltung entwickelt. Bei der Planung, Fertigung und Montage von hochwertigen Aluminiumkonstruktionen setzt das Unternehmen auf über 20 Jahre Erfahrung, modernste Technik und ein motiviertes Team. Das Unternehmen setzt die ERP-Software PROFLEX® an mehr als 10 Arbeitsplätzen ein und nutzt die Module/Funktionen

• Kaufmännische Abwicklung und Fakturierung
• Kostenüberwachung/Controlling
• Einkauf- und Bestellwesen
• Lagerwesen
• Elektronische Betriebsdatenerfassung
• Schnittstellen zu SchüCal

Der Umstieg in 2 1/2 Tagen

Grundlage für unsere Entscheidung
Nach langer Abwägung der unterschiedlichen ERP-Systeme die uns sowohl im Haus als auch auf diversen Messen präsentiert wurden, haben wir uns für PROFLEX® entschieden.

Bei der Entscheidung sind wir nicht davon ausgegangen, was die einzelnen Programme alles können, sondern was wir davon nutzen wollen. Weitere Kriterien waren dann die Datenübernahme, Schulungs- und Einarbeitungszeiten sowie die zukünftigen Kosten.

PROFLEX® war uns von Anfang an „sympathisch“. Man hat sich schon während der Präsentation zu Hause gefühlt. Auch die Mitarbeiter waren der Meinung, dass man sich sehr schnell in das neue Programm einarbeitet.

Der Umstieg erfolgte schnell, effektiv und problemlos.

Planung und Vorbereitung mit PROFLEX
Im Vorfeld wurde telefonisch mit Herrn Bauer die technische Seite und mit Herrn Walter die Schulung abgestimmt. Die Planung und Vorbereitung erfolgte also in nur zwei Telefonaten!!!
Es wurde vereinbart, dass wir am Freitag, den 27.05.2016 um 12.00 Uhr die Arbeiten mit unserer bisherigen Software beenden. Über die Fernwartung wurde dann die neue Software PROFLEX® installiert und die vorhandenen Daten der alten Software in das neue Programm übernommen. Das Updaten der einzelnen PCs erfolgte durch unseren Administrator mit Hilfe eines Installationsprogrammes.

Die Schulung und der Start in den Echtbetrieb
Am Montag den 30.05.2016 erfolgte die Schulung aller Mitarbeiter im Bereich kaufmännische Abwicklung, Stücklisten, Materialanforderungen, Transportaufträge usw. ab 10.00 Uhr.
Da sich die Mitarbeiter sehr schnell im neuen Layout zurecht fanden und die ihnen vertrauten Funktionen sofort wieder bedienen konnten, war der erste Schulungstag bereits um 16.00 Uhr beendet.
Am Dienstag den 31.05.2016 wurden dann die Bereiche Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung und Controlling geschult. Hierzu waren nur noch die in diesen Bereichen tätigen Mitarbeiter anwesend. Der Rest nutzte das neue Programm schon selbstständig. Auch in diesen Bausteinen findet man sich intuitiv zurecht, so dass die Schulung kurz nach Mittag abgeschlossen war. Die restliche Zeit wurde genutzt, um bei den einzelnen Mitarbeitern nochmal über die Schulter zu schauen, kleine Tipps zu geben und noch offene Fragen zu beantworten.

Mein Fazit

Die Umstellung und Einführung der Software PROFLEX® wurde bei uns im Haus schnell und unkompliziert durchgeführt. Die komplette Vorbereitung war mit zwei bis drei Telefonaten geklärt und der Umstieg innerhalb von zwei Arbeitstagen erledigt.
Die Datenübernahme war problemlos und ohne irgendwelche zeitaufwendigen Vorarbeiten möglich. Für uns die richtige Entscheidung, auf bewährte Strukturen im Zusammenspiel mit der moderneren ERP Software zu setzen.

12.03.2019

Die Firma Oswald Bauelemente KG Schömberg nutzt seit nun über einem Jahr äußerst erfolgreich die ERP-Software PROFLEX® für die komplette Unterstützung der auftragsrelevanten Unternehmensabläufe. Schon damals war bei der Entscheidung für diese ERP-Software klar gewesen, dass mit der Ablösung der bisher eingesetzten Software kein Tausch „Alt gegen Neu“ erfolgen sollte. Vielmehr sollten die Grundlagen für eine intensivere, zukünftige Software-Unterstützung im Unternehmen geschaffen werden.

Erst vor kurzem wurde die Inbetriebnahme der mobilen Zeiterfassung erfolgreich durchgeführt und die Erfassung der Tätigkeiten auf der Montage wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Anlässlich der Erreichung dieses Projekt-Meilensteins hat Dejan Hrastnik, Geschäftsführer der PROFLEX Vertrieb GmbH die Firma Oswald besucht und mit dem Geschäftsführer Dietmar Oswald ein Gespräch geführt. Für Herrn Oswald bot sich die Möglichkeit ein Zwischen-Resümee zu ziehen und Auskunft über die gemachten Erfahrungen zu geben.

Als sich Herr Oswald vor über einem Jahr für die ERP-Software PROFLEX® entschieden hatte, stand er vor der grundlegenden Entscheidung wie die Prozesse in seinem Unternehmen in Zukunft unterstützt werden sollten. Die bis dahin eingesetzte Software befand sich am Ende des Lebenszyklus und musste ersetzt werden. Folgende maßgebliche Fragestellungen spielten bei der Entscheidung für PROFLEX® eine entscheidende Rolle:

Wie können alle bestehenden Daten und somit die Erfahrungen von Jahren in ein neues System übertragen werden?

• Bietet die neue Software alle notwendigen Funktionen und Abläufe um die Anforderungen im Unternehmen abdecken zu können?
• Ist die neue Softwarelösung flexibel, erweiterbar und zukunftssicher?
• Welche Kompetenzen muss der neue Softwarepartner bieten und wie muss eine Unterstützung in der Praxis aussehen?
• Ist der neue Softwarepartner flexibel und kann er bei Bedarf eine unternehmensspezifische Lösung anbieten?

Herr Oswald konnte mit der Entscheidung für das Haus PROFLEX Vertrieb GmbH und die gleichnamige Software PROFLEX® diese Fragen für sich positiv beantworten. Der Startschuss für die unternehmensweite Umstellung fiel Ende 2014. Mit der Projektleitung seitens der PROFLEX Vertrieb GmbH war Herr Frank Walter betraut.

Für Herrn Oswald war schon zu Beginn des Umstellungsprojektes wichtig, eine ganzheitliche Betrachtung zu verfolgen. Zum einen sollte zuerst der Status Quo erreicht werden, welcher mit der alten Software vorhanden war. Zum zweiten sollten darauf aufbauend bestehende Funktionalitäten intensiver genutzt bzw. neue Bereiche komplett eingeführt werden. Insbesondere die Themen

• Dokumentation/Dokumentenverwaltung/DIN EN 1090
• Durchgängige Kostenplanung und Kosten-Controlling
• Integration der Planungssoftware logiKal®

waren priorisierte TOP-Themen für Herrn Oswald. Darauf aufbauend sollten jedoch umgehend weitere Themen im Hause angegangen werden, wie z.B. die Erfassung der Montagezeiten auf der Baustelle. Hierbei sollten die bisher eingesetzten Zeiterfassungsgeräte abgelöst werden.

Zum Thema „Einführungsunterstützung und Schulung“ hat Herr Oswald eine eigene Meinung, mit welcher er sich von vielen seiner Kollegen unterscheidet. Herr Oswald sieht eine durchgängige ERP-Software als ein wesentliches Werkzeug für den Erfolg in seinem Unternehmen. Nur schlanke und definierte Abläufe ermöglichen eine wirtschaftliche Abwicklung im Hause. Diesen Erfolg will er nicht davon abhängig machen, inwieweit sich Mitarbeiter auf eigene Faust in das Programm eingearbeitet haben. Ihm war es von Anfang an wichtig, auf die Einführungs- und Schulungserfahrungen eines Partners zugreifen zu können, welcher in mehr als 25 Jahren über 400 Projekte umgesetzt hat.

Die Investition in die durchgeführten Schulungsmaßnahmen hat sich definitiv bezahlt gemacht, resümiert Herr Oswald. Die Mitarbeiter wurden Schritt für Schritt an die neuen Möglichkeiten der Software herangeführt und die zusätzlichen „Praxis-Tipps“ der Trainer haben dazu beigetragen, die Akzeptanz der Mitarbeiter weiter zu erhöhen. Die durchgeführten Einführungsschulungen durch Herrn Frank Walter mit aufbauenden, themenorientieren Nachschulungen bzw. „training on the job“ waren der richtige Weg.

Gerade die zuletzt eingeführte mobile Zeiterfassung mit dem Smartphone wird von den Monteuren als „chic“ angesehen und ist schon nach kurzer Zeit produktiv im Einsatz.

Für Herrn Oswald ist es immer wichtig, die aktuellen technischen Entwicklungen und Neuerungen am Markt, für den Erfolg im eigenen Unternehmen zu nutzen. Dies betrifft nicht nur die betriebliche Software, sondern auch technische Ausstattungen und Verfahren. Dies ist auch sein persönliches „Steckenpferd“, welches das Unternehmen Oswald seit Jahren zu einem erfolgreichen Marktteilnehmer macht.

Wenn man Herrn Oswald auf die Situation der Metallbauer in der Branche anspricht, so wird er nachdenklich. Gerade in Zeiten, die nicht so gut sind, hat man es mit Mitbewerbern zu tun, die losgelöst von jeglicher Kosten- und Ertragsvernunft agieren. Herr Oswald ist der Meinung, dass wenn alle Metallbauer eine fundierte ERP-Software einsetzen würden und die unternehmensinterne Kostentransparenz gewährleistet wäre, es zu einer Verbesserung der Preis-Situation kommen würde.

Unabhängig davon sieht sich Herr Oswald gut gerüstet für die Anforderungen der Zukunft. Wir haben unsere Hausaufgaben gemacht so das positive Fazit der getätigten Softwareinvestitionen.

Die Firma Oswald mit Sitz in Schömberg ist seit über 25 Jahren Hersteller von Fenster, Türen, Fassaden, Wintergärten, Balkonverglasungen und Brandschutz. Bei der Planung und Realisierung von Bauvorhaben setzt die Firma Oswald auf ein hohes Maß an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Fachkenntnis um die Vorstellungen und Wünsche der Kunden zu erfüllen.

Die PROFLEX Vertrieb GmbH mit Sitz in Weßling am Ammersee, ist der kompetente Partner für Kunden der metallverarbeitenden Fertigung. Auf der Grundlage von mehr als 20 Jahren Erfahrung steht den Kunden ein Partner zur Seite, welcher ein Garant für die erfolgreiche Umsetzung von Softwareprojekten ist. Das Leistungsportfolio reicht von der Softwareentwicklung über den Vertrieb, die Projektierung und den technischen Support.