Mängelbearbeitung in der Metallverarbeitung mittels App

Ausgangsrechnungen jetzt noch einfacher erstellen – mithilfe von PROFLEX® ERP Software

 Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, sowohl in großen als auch kleinen Unternehmen. Sie lässt unternehmerische Prozesse stärker zusammenwachsen und vereinfacht interne Abläufe immens. Auch unternehmensübergreifende Vorgänge wie z. B. der elektronische Rechnungsaustausch können mittels digitaler Tools effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Das Stichwort lautet E-Rechnungen. Rechnungen in elektronischen Formaten bieten im Gegensatz zu den klassischen Papier-Rechnungen viele Vorteile. Die Umstellung auf eine elektronische Lösung ist allerdings nicht immer leicht. Die neue Erweiterung für E-Rechnungen in der PROFLEX® ERP Software macht aber vieles deutlich einfacher.

Was versteht man unter einer E-Rechnung?

Die EU-Richtlinie 2014/55 definiert eine E-Rechnung ganz klar: Eine E-Rechnung bezeichnet eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sowie in einem Format vorliegt, welches die automatische und elektronische Verarbeitung zulässt.

Eine rein bildhafte Rechnung, z. B. als PDF-Datei, stellt also keine E-Rechnung dar. Denn sie kann nicht automatisiert beim Rechnungsempfänger verarbeitet werden. Hierbei handelt es sich lediglich um eine digitalisierte Version der Papierrechnung. Bisher wurde die elektronische Form der Rechnungsstellung hauptsächlich im B2B-Bereich eingesetzt. Mit der europaweiten gesetzlichen Einführung der x-Rechnung seit dem 27.11.2020 (XML-basierter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen, der vor allem von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird), ist nun auch der B2G-Bereich (Business to Government) betroffen.

Schneller, effizienter, kostengünstiger: E-Rechnungen

Die Nutzung von elektronischen Rechnungen bringt viele Vorteile mit sich: Neben geringeren Kosten und einer deutlichen Zeitersparnis ist auch eine bessere Verfügbarkeit der Rechnungen ein großer Vorteil. Eine ganz offensichtliche Geldersparnis wird durch das Wegfallen von Porto, Papier, Druckertinte, etc. erzielt. Eine elektronische, direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit der Rechnungen in allen nötigen Fachabteilungen hat auch zur Folge, dass weniger Zeit für Such- oder Kopiervorgänge aufgebracht werden muss. Somit sparen Mitarbeiter wertvolle Zeit ein.

Durch die schnellere Zustellung der E-Rechnungen entstehen auch Liquiditäts- und Kostenvorteile. Geht die Rechnung dem Kunden schneller zu, so ist es auch wahrscheinlicher, dass er diese frühzeitiger begleicht. Experten zufolge können durch die ausschließliche Nutzung von elektronischen Formaten die Kosten für Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung um bis zu 20 % reduziert werden.

Der entscheidende Vorteil jedoch ist die Zeitersparnis, die durch die automatisierte Erkennung, Verarbeitung und Verbuchung der vorliegenden Rechnungsdaten entsteht. Die essenziellen Daten müssen somit nicht mehr manuell eingegeben werden, denn diese können bei einer E-Rechnung automatisch erkannt, herausgefiltert und weiterverarbeitet werden.

Erstellung einer E-Rechnung in PROFLEX® ERP

Mit der neuen Erweiterung der PROFLEX® ERP Software heben Sie die Rechnungsstellung auf ein neues, effizientes Level. In der Erweiterung für E-Rechnungen werden die beiden herkömmlichen Formate für die Ausgangsrechnung unterstützt. Die x-Rechnung für Bund, Behörden und Kommunen und auch das ZUGFeRD-Format für die Privatwirtschaft. Die Erstellung einer elektronischen Rechnung ist in jeder PROFLEX® Edition möglich. Es wird lediglich die Funktionserweiterung „e-Rechnung“ benötigt.

Leistungsmerkmale der Erweiterung

Erstellung der Ausgangsrechnungen

  • Format: ZUGFeRD
    • Version 2.0
    • Version 2.1x (Extended)
  • Format: x-Rechnung
    • Ebenfalls angepasstes Format der Deutschen Bahn
  • Direkte Erstellung aus dem PROFLEX® ERP Druckprozess
  • Nutzung externer Komponenten-Technologie mit jahrelanger Erfahrung im Erzeugen und Versand von elektronischen Rechnungen
  • Lizenzierung je Arbeitsplatz möglich

Integration im Output-Manager

  • Hinterlegung des Rechnungswegs und des benötigten Formats (ZUGFeRD, x-Rechnung) je Kunde möglich
  • Verwaltung aller relevanten Informationen, wie z. B. Leitweg-ID, Mail-Adressen, etc.
  • Speicherung des Versands der Dokumente im Output-Manager (Nachvollziehbarkeit ist gegeben)

Integration in die Dokumentenablage

  • Ablage der erzeugten Dokumente in der PROFLEX® ERP Dokumentenverwaltung
    • PDF im Original-Rechnungsformat
    • PDF/XML-Dokument